Cómo mejorar la gestión de cobros de tu empresa

La correcta administración del ámbito financiero de una empresa influye en gran medida en el éxito de ésta, y la gestión de cobros es vital. Ya que, el objetivo de vender un producto o un servicio es obtener beneficios a cambio, y en este caso, beneficios monetarios. Las empresas necesitan afrontar sus gastos a corto y medio plazo, y si no encuentran la forma de cobrar sus facturas en el trazo de tiempo pactado, tienen que buscar financiación de otra fuente y pueden acumular así deudas que lleven el negocio por un camino nada recomendable. Por ello, en este post queremos ayudarte dándote algunos consejos sobre cómo mejorar los cobros de tu empresa, lo que puedes hacer para que la administración de los impagados sea eficaz y eficiente.

¿Qué es la gestión de cobros?

Se refiere a la planificación mediante estrategias eficaces y eficientes en relación a las facturas que los diversos clientes tienen con una empresa. Sobra decir que estas estrategias son muy necesarias para afrontar ciertos obstáculos que a la empresa se le pueden presentar durante la reclamación de los pagos de las facturas. Una mala organización financiera de los cobros puede desencadenar un atraso por parte de los deudores, y por lo tanto, una falta de solvencia para el propio negocio.

En las transacciones en el que las empresas venden ciertas mercancías físicas, suelen hacerlo aceptando como pago en ese momento una promesa del deudor. Esto es lo que se llama “venta a crédito”, un sistema de cobros de facturas muy utilizado actualmente pero que en ocasiones puede no resultar beneficioso para el vendedor.

Asimismo, es importante ofrecer una imagen de que, aunque se ofrezca rentabilidad en ciertos momentos, la empresa precisa de esos cobros en el plazo en el que se había establecido. La seguridad y la firmeza en el cumplimiento de los acuerdos pactados debe siempre estar presente para que esta situación no perjudique de alguna forma a tu negocio.

Es necesario mencionar que el cobro de una factura no tiene por qué estar gestionado por el mismo personal dedicado a las ventas. Son tareas completamente diferentes que necesitan de estrategias diferentes para mejorar su rendimiento. En el siguiente apartado, te damos algunos consejos sobre qué puedes hacer en tu negocio para mejorar las acciones dedicadas a los cobros.

¿Cómo mejorar este tipo de gestión?

En toda empresa la forma en que ésta desarrolla la organización es uno de los pilares fundamentales para optimizar su rendimiento. Por ello, cada uno de los departamentos debe tener claro cuál es su función y cuál es la mejor forma de desempeñarla. En concreto, para el procedimiento de cobros de facturas a tus clientes, te damos algunas sugerencias como las siguientes:

 1. Planifica: estudia bien la situación de tu comprador

La solvencia del cliente es un dato que puede serte de gran ayuda si tienes dudas sobre una transacción con él. Incluso si no las tienes, es recomendable que prestes atención a ciertos detalles. ¿Es un cliente antiguo con el que ya has tenido negocios?¿Cuál es su historial de pagos?¿Qué garantías de cobro tiene? De esta forma, puedes preveer si este cliente se retrasará o no en el pago y qué puedes hacer al respecto para que no repercuta en el cobro.

2. Expone: define las ventajas de realizar el pago

Los acuerdos comerciales son muy diversos, por lo que tienes la ventaja de adaptar ese contrato mercantil a beneficio de ambas partes. Durante esta negociación, puedes exponer los argumentos a favor del deudor si paga en un plazo establecido, una cantidad acordada, etc.

3. Aclara qué consecuencias habrá si el pago no se realiza en el momento acordado

Es uno de los puntos que deben tener claro tanto tú como tu cliente. Es una forma de persuadir al deudor y hacerle ver que en realidad realizar el pago es más beneficioso para él que la opción de no realizarlo.

La mala imagen que genera la morosidad en una empresa puede ser un argumento muy válido para presentar al deudor. Al fin y al cabo, una mala imagen genera una serie de acontecimientos negativos para la empresa, que puede culminar en la pérdida de clientes.

4. Negocia: planea un plan de pagos alternativos

Llegados el caso de que el deudor no cumpla con el pago establecido en la fecha que corresponde, es necesario tener un plan de acción para conseguir que ese pago se haga efectivo. Este tipo de estrategias es el que puedes generar con tu equipo. Definir cada uno de los pasos que se pueden dar, y qué resultados se pueden obtener con ellos.

5. Presiona: utiliza trucos para inducir el pago

Esto no quiere decir que utilices la intimidación o las vías legales de primeras si el deudor no ha pagado cuando debería. Te damos algunos consejos que puedes seguir en esta situación:

• El respeto debe siempre estar presente. Las malas formas no deberían utilizarse en una negociación, puesto que pueden hacerte perder el objetivo. La meta es llegar a un acuerdo con el deudor sobre el pago, y de cómo puede hacerse de forma que beneficie a ambas partes.
• Estructura tus argumentos. Improvisar en este caso no es recomendable. Una idea bien argumentada puede influenciar en la otra persona, que es lo que se quiere en este caos. Además, debes hacer que el deudor se implique en la conversación tocando temas que a él también le interesan.
• Trabajar el reconocimiento del deudor. Esto ayudará a facilitar la conexión con el deudor, y que sea más receptivo a los argumentos que vayas a exponer.

6. Factoring: busca una alternativa

El factoring es un instrumento financiero que permite el cobro de las facturas de los clientes por adelantado. Una entidad financiera asume este tipo de deuda, puesto que es la encargada de que el deudor la pague en su debido momento.