Una eficiente gestión de inventarios por parte de una empresa conlleva que ésta mantiene una comprobación adecuada de cada uno de sus productos en todo momento. Si esto no ocurre, las compañías se pueden encontrar con situaciones de ruptura de stocks, que serán explicadas a continuación, detallando además sus causas, consecuencias y posibles medidas preventivas.

¿Qué es la Ruptura de Stocks?

La ruptura de stocks es un concepto que representa a un estado de insuficiencia de stocks para un determinado producto de una empresa, que trae como consecuencia que los clientes de dicha compañía no puedan adquirirlo. Por tanto, la demanda del cliente o clientes en cuestión queda insatisfecha debido a una mala gestión de stocks por parte de la organización.

El hecho de que aparezcan situaciones de rotura de stocks en una compañía puede implicar efectos negativos en el desempeño de su actividad. Por esta misma razón, es trascendental que este tipo de situaciones se prevean con la suficiente antelación, en orden a llevar a cabo las actuaciones necesarias para evitar su aparición.

¿Qué causa una ruptura de Stocks?

Como motivos principales que pueden causar la presencia de ruptura de stocks, destacamos los siguientes:

  • Problemas con los proveedores: Una empresa puede tener problemas con sus proveedores de diferente índole. Entre ellos, se pueden mencionar retrasos en la entrega de los pedidos por parte de los proveedores, cantidad o volumen de pedido insuficiente, defectos en cuanto a la calidad que llevan a devoluciones de los pedidos… 
  • Falta de comunicación interdepartamental: La comunicación interna entre las distintas áreas de cada organización debe ser clara y fluida, y ya no solo para el problema de rotura de stocks, sino para la buena marcha general de toda compañía. Si la comunicación dentro de una organización no se gestiona adecuadamente, esto puede desembocar en problemas en la gestión del stock de inventarios
  • Ejecución de una mala planificación: Entre las circunstancias cuya existencia llevan a afirmar que una planificación no se a realizado correctamente, se encuentran la falta de conocimiento acerca de los hábitos de compra de los consumidores, no tener en cuenta la estacionalidad en la demanda de determinados productos, establecer stocks de seguridad demasiado reducidos, niveles de demanda previstos limitados, entre otros.
  • Carencia de software o herramientas para automatizar procesos: El disponer de herramientas para la gestión y automatización de los procesos empresariales puede ayudar a la simplificación de procesos como el establecimiento del stock mínimo, control de stocks, etc.

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Consecuencias de la Ruptura de Stocks

Ya se mencionó anteriormente, pero en este apartado queremos especificar las consecuencias negativas que puede tener la rotura de stocks para una empresa, que son:

  • Pérdida de clientes actuales: Obviamente, si un cliente no puede satisfacer su necesidad como consecuencia de rotura de stock del producto que desea, es muy probable que recurra a otra compañía que sí disponga del artículo en cuestión. 
  • Pérdida de credibilidad por parte de los clientes: Este efecto está estrechamente relacionado con el primero. El desagrado provocado por la ruptura de stock puede conllevar que la credibilidad que el cliente otorgaba a la empresa en cuestión se vea reducida.
  • Estrés en el trabajo y conflictos internos entre empleados: Las situaciones de rotura de stocks son crisis que deben ser solventadas por los trabajadores de la organización. Esto puede resultar en conflictos interdepartamentales (siendo la colaboración entre departamentos un aspecto fundamental para el éxito organizacional) y en altos niveles de estrés de los empleados.

¿Cómo evitar la Ruptura de Stocks?

Entre las medidas que puede tomar una compañía para evitar situaciones de rotura de stocks se encuentran:

  • Lote óptimo de pedido: En los pedidos que se realizan a los proveedores, las empresas incurren en una serie de costes. El lope óptimo de pedido es el número de unidades del producto solicitadas a los proveedores que minimiza dichos costes.
  • Stock de seguridad: También llamado existencias de seguridad, es un concepto que hace referencia al almacenamiento de una cantidad de unidades de un producto mínimas. Con esto, se pretenden cubrir niveles de demandas inesperados de los artículos.
  • Punto de pedido óptimo: Relacionado con el lote óptimo, es el momento de tiempo en el que se debería hacer el pedido a un determinado proveedor. Esto permitirá hacer los pedidos con una antelación suficiente.
  • Buena selección y relaciones adecuadas con los proveedores: Además de la conveniencia de seleccionar proveedores que cuenten con una reputación favorable, la relación que se desarrolle con ellos debe tener como objetivo fidelizarlos. 
  • Mejor coordinación entre los distintos departamentos: Ya que la comunicación interdepartamental es un aspecto fundamental, tanto en la gestión de stocks como en el resto de actividades empresariales.

Conclusión

Las compañías se pueden encontrar con diferentes situaciones durante su marcha, que pueden tener implicaciones negativas significativas en su desempeño. Una de ellas, y la cual esperamos haber explicado de la mejor forma posible es la ruptura de stocks.

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